Wat is een sluitende rittenregistratie?

Een sluitende rittenregistratie is vereist wanneer je een zakelijke auto rijdt, maar géén bijtelling wilt betalen. Dit kan alleen als je per kalenderjaar maximaal 500 kilometer privé rijdt met het voertuig.

De Belastingdienst gaat standaard uit van bijtelling, tenzij je kunt aantonen dat je onder deze grens blijft. Zonder sluitende rittenadministratie wordt de bijtelling automatisch toegepast.

Deze regeling geldt voor elke zakelijke auto, dus ook bij financial lease, waarbij je economisch eigenaar bent van de auto.

Wat zijn de eisen voor een sluitende rittenregistratie?

De Belastingdienst stelt duidelijke eisen aan een rittenregistratie. Volgens de uitvoeringsregeling moet je per auto de volgende gegevens bijhouden:

• Merk, type en kenteken van de auto

• De periode waarin de auto ter beschikking staat

• Per rit de volgende gegevens:

  • Datum

  • Begin- en eindstand van de kilometerteller

  • Vertrekadres en aankomstadres

  • De route (bij afwijking van de gebruikelijke route)

  • Aard van de rit: zakelijk of privé

Deze gegevens moeten voor elke rit volledig en controleerbaar zijn. Alleen dan is er sprake van een sluitende registratie.

Hoe houd je je ritten bij?

Er zijn verschillende manieren om ritten te registreren. Je kiest de methode die past bij jouw werkwijze en mate van nauwkeurigheid:

1. Handmatig

Bijvoorbeeld in een notitieboekje of Excel-sjabloon.

Voordelen: goedkoop, eenvoudig, flexibel.
Nadelen: foutgevoelig, tijdrovend, minder geschikt bij veel ritten.

2. Digitaal

Online tools of apps waarin je ritten invoert.

Voordelen: sneller dan handmatig, sommige tools maken rapportages.
Nadelen: afhankelijk van discipline, kans op typefouten.

3. Automatisch

Via gps-tracker, black box of onboard systeem.

Voordelen: volledig geautomatiseerd, betrouwbaar, sluitend bewijs.
Nadelen: hogere aanschafkosten, afhankelijk van software, dataopslag controleren.

Een automatische oplossing is met name aan te raden voor ondernemers met veel ritten of meerdere zakelijke voertuigen.

Wat zijn veelgemaakte fouten in rittenregistratie?

Een incomplete of onnauwkeurige rittenregistratie kan leiden tot fiscale correcties en naheffingen. Dit zijn de fouten die het vaakst voorkomen:

• Ontbrekende ritgegevens of onvolledige adressen

• Geen duidelijk onderscheid tussen privé en zakelijk gebruik

• Kilometerstanden die niet logisch kloppen of sprongen vertonen

• Vergeten registratie bij korte of terugkerende ritten

De Belastingdienst controleert steeds strenger. Zorg dus dat je registratie altijd volledig, actueel en controleerbaar is.

Hoe lang moet je rittenregistratie bewaren?

De rittenregistratie valt onder de administratieplicht. Dat betekent dat je deze minimaal 7 jaar moet bewaren.

Gebruik je een app of gps-systeem? Controleer dan of gegevens niet automatisch worden gewist. Maak regelmatig een back-up en bewaar die op een veilige plek, zodat je ook jaren later nog aan kunt tonen dat je correct hebt gehandeld.

Hoe kun je ritten het beste controleren?

Het is verstandig om regelmatig te controleren of je registratie nog klopt. Wij raden aan om:

• Maandelijks de kilometerstand van de auto te vergelijken met de stand uit je administratie of app

• Afwijkingen direct te noteren en toe te lichten

• Regelmatig ritrapportages te exporteren en veilig op te slaan

Zo voorkom je verrassingen bij een eventuele controle van de Belastingdienst.

Wat is het verschil met bijtelling?

Een sluitende rittenregistratie is het alternatief voor bijtelling. Kies je ervoor om privé met de auto te rijden en registreer je niets? Dan betaal je bijtelling over de cataloguswaarde van de auto.

Blijf je onder de 500 kilometer privé per jaar én kun je dat aantonen met een sluitende rittenregistratie? Dan vervalt de bijtelling en bespaar je op belasting.

De keuze is aan jou, maar zonder sluitend bewijs geldt altijd de bijtelling.

Hoe helpt InleaseAutos.nl met rittenregistratie?

Bij InleaseAutos.nl denken we met je mee — ook na aflevering van je leaseauto. We helpen je op weg met:

• Duidelijke uitleg over bijtelling en rittenregistratie

• Advies over geschikte apps en systemen, afgestemd op jouw type gebruik

• Hulp bij veelgestelde vragen, bijvoorbeeld over zakelijke bestelauto’s of grijs kenteken

• Persoonlijk advies bij twijfelgevallen, zoals combinatiegebruik of wisselende bestuurders

Onze aanpak is helder en praktisch. Zo weet jij waar je aan toe bent, nog vóór je een leaseovereenkomst tekent.

Kies voor zekerheid met een sluitende rittenregistratie

Rijd je zakelijk en wil je geen bijtelling betalen? Dan is een sluitende rittenregistratie essentieel. Je bespaart belasting, voorkomt discussies en houdt grip op je administratie.

Bij InleaseAutos.nl helpen we je met duidelijke informatie en eerlijk advies — afgestemd op jouw onderneming. Zo kun jij zorgeloos rijden, zonder fiscale risico’s.

Meer weten over zakelijke auto’s, bijtelling of financial lease? Neem contact met ons op — wij denken met je mee.